एटीएस फ्रेंडली रिज्यूमे कैसे बनाएं: पूरी गाइड

भारत में बड़ी और मझोली कंपनियां, आईटी सर्विस फ़र्म, बैंक, स्टार्टअप और मल्टीनेशनल कंपनियां आवेदन एक ऐसे सॉफ़्टवेयर से लेती हैं जिसे एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम या एटीएस कहते हैं। यह सिस्टम आपकी फ़ाइल को टेक्स्ट में बदलता है, उस टेक्स्ट को नाम, पद, कंपनी और तारीखों जैसे खानों में बांटता है, और उसे सेव कर लेता है ताकि रिक्रूटर उम्मीदवारों को खोज और छांट सकें। एटीएस फ्रेंडली रिज्यूमे बस वह रिज्यूमे है जो इस बदलाव से बिना कुछ खोए और बिना उलझे निकल जाए। यह गाइड बताती है कि सॉफ़्टवेयर असल में क्या करता है, उसे क्या चीज़ बिगाड़ती है, और आवेदन से पहले आप दो मिनट में अपनी फ़ाइल खुद कैसे जांच सकते हैं।

एटीएस आपके रिज्यूमे के साथ क्या करता है

जब आप किसी कंपनी की करियर साइट पर या Naukri.com, LinkedIn, Indeed, foundit या Instahyre जैसे प्लेटफ़ॉर्म पर रिज्यूमे अपलोड करते हैं, तो आम तौर पर तीन चीज़ें होती हैं।

1. टेक्स्ट निकालना। सिस्टम आपकी पीडीएफ़ या वर्ड फ़ाइल से टेक्स्ट निकालता है। अगर टेक्स्ट किसी इमेज के अंदर है, या पीडीएफ़ स्कैन की हुई है, तो निकालने के लिए कुछ होता ही नहीं।
2. पार्सिंग। सिस्टम अंदाज़ा लगाता है कि कौन सा हिस्सा आपका नाम है, कौन सा ईमेल, और हर नौकरी, हर कंपनी और हर तारीख कहां है। इसके लिए वह जाने पहचाने सेक्शन हेडिंग और "Mar 2021 to Jun 2024" जैसे पैटर्न देखता है।
3. सेव करना और खोज। पार्स की गई प्रोफ़ाइल एक डेटाबेस में जाती है। रिक्रूटर शहर, अनुभव के साल, नोटिस पीरियड या मौजूदा सैलरी के हिसाब से फ़िल्टर करता है, स्किल या पद खोजता है, और जो रिज्यूमे सही लगें उन्हें खोलता है। कुछ सिस्टम उम्मीदवारों को जॉब पोस्ट के हिसाब से रैंक भी करते हैं, लेकिन ये नियम हर सॉफ़्टवेयर और हर कंपनी में अलग होते हैं।

भारत में आम सिस्टम में Workday, SAP SuccessFactors, Oracle Taleo, iCIMS, Darwinbox और Zoho Recruit शामिल हैं, और जॉब पोर्टल्स के अपने सर्च टूल भी हैं। ब्योरों में ये अलग हैं, लेकिन सब एक ही पहले कदम पर टिके हैं: आपकी फ़ाइल से साफ़ टेक्स्ट पाना।

कौन सी चीज़ें पार्सिंग बिगाड़ती हैं

ये वे समस्याएं हैं जो अक्सर एक अच्छे रिज्यूमे को सिस्टम के अंदर उलझी हुई प्रोफ़ाइल बना देती हैं।

कॉलम गलत क्रम में क्यों पढ़े जाते हैं

कॉलम सबसे ज़्यादा चौंकाने वाली समस्या हैं, इसलिए इन पर अलग से बात करना ज़रूरी है। पीडीएफ़ टेक्स्ट को पैराग्राफ़ की तरह नहीं, बल्कि पेज पर तय जगहों पर रखे टुकड़ों की तरह सेव करती है। जब पार्सर पेज को एक छोर से दूसरे छोर तक पढ़ता है, तो वह बाएं कॉलम की पहली लाइन, फिर दाएं कॉलम की पहली लाइन, फिर बाएं की दूसरी लाइन ले सकता है। नतीजा यह कि आपका पद किसी स्किल के पास जा बैठता है और कोई तारीख गलत कंपनी के नीचे आ जाती है। कुछ सिस्टम कॉलम ठीक संभाल लेते हैं, लेकिन आप नहीं जानते कि कंपनी कौन सा इस्तेमाल करती है। इसीलिए एक कॉलम सबसे सुरक्षित डिफ़ॉल्ट है।

रंगीन साइडबार और फ़ोटो वाले डिज़ाइनर टेम्पलेट ऑनलाइन बहुत मिलते हैं। दिखने में अच्छे होते हैं, पर पार्सिंग में सबसे ज़्यादा दिक्कत इन्हीं से आती है। ऑनलाइन आवेदन के लिए एक सादा, एक कॉलम वाला वर्ज़न रखें।

हेडर, फ़ुटर और संपर्क जानकारी

वर्ड प्रोसेसर में ईमेल और फ़ोन नंबर हेडर में डालना आसान होता है। कई पार्सर हेडर और फ़ुटर को पूरी तरह छोड़ देते हैं। तब रिक्रूटर आपका रिज्यूमे तो ढूंढ लेता है, पर आपसे संपर्क नहीं कर पाता। संपर्क जानकारी पेज के मुख्य हिस्से की पहली लाइनों में रखें। फ़ोन नंबर देश कोड के साथ लिखें, जैसे +91 98765 43210।

फ़ाइल फ़ॉर्मेट: पीडीएफ़ या वर्ड

एडिटर से एक्सपोर्ट की गई पीडीएफ़ में असली टेक्स्ट होता है और आधुनिक सिस्टम उसे सही पढ़ते हैं। यह हर स्क्रीन पर एक जैसी दिखती है, जो तब मायने रखता है जब कोई इंसान उसे खोलता है। जब तक जॉब पोस्ट या फ़ॉर्म कुछ और न कहे, पीडीएफ़ भेजें।

कुछ पुराने सिस्टम और कई प्लेसमेंट कंसल्टेंसी अब भी docx फ़ाइल मांगती हैं, अक्सर इसलिए कि वे क्लाइंट को भेजने से पहले रिज्यूमे में बदलाव करती हैं। मांगा जाए तो वर्ड भेजें। इमेज, फ़ोन से बनी स्कैन फ़ाइलें और ज़िप फ़ाइलें न भेजें।

पीडीएफ़ में दो चीज़ों से बचें:

• स्कैन और "इमेज के रूप में प्रिंट"। अगर आप अपनी पीडीएफ़ में एक भी शब्द सेलेक्ट नहीं कर पाते, तो सिस्टम भी नहीं कर पाएगा।
• फ़ॉन्ट एम्बेड न होना। पीडीएफ़ में उसके फ़ॉन्ट शामिल होने चाहिए। वरना अक्षर बदल सकते हैं या खाली डिब्बे दिखते हैं, और देवनागरी में यह समस्या खास तौर पर आम है।

सेक्शन के नाम और क्रम

पार्सर जाने पहचाने हेडिंग खोजते हैं। सादे नाम रखें और हर हेडिंग अलग लाइन में रखें। भारत में ज़्यादातर नौकरियों के लिए रिज्यूमे अंग्रेज़ी में बनता है, इसलिए ये नाम आम हैं:

• Summary या Profile
• Work Experience
• Education
• Skills
• Certifications
• Projects
• Languages

अगर हिंदी में रिज्यूमे बना रहे हैं, जैसे सरकारी या हिंदी माध्यम की किसी नौकरी के लिए, तो "सारांश", "कार्य अनुभव", "शिक्षा", "कौशल", "प्रमाणपत्र" और "भाषाएं" जैसे सीधे नाम रखें। एक ही फ़ाइल में दो भाषाओं के हेडिंग न मिलाएं।

ज़्यादातर लोगों के लिए क्रम यह है: संपर्क जानकारी, सारांश, अनुभव, स्किल, शिक्षा, फिर वैकल्पिक सेक्शन। फ़्रेशर शिक्षा, इंटर्नशिप और प्रोजेक्ट ऊपर रख सकते हैं, और डिग्री, कॉलेज, साल और जहां मांगा जाए वहां CGPA या प्रतिशत साफ़ लिखें। दसवीं और बारहवीं के अंक तभी लिखें जब कंपनी उन्हें मांगे या आप फ़्रेशर हों।

अनुभव में हर नौकरी को एक ही ढांचा दें: पद, कंपनी, शहर, तारीखें, फिर पॉइंट्स। हर नौकरी में एक जैसा क्रम रखने से सिस्टम उन्हें सही तरह अलग कर पाता है।

निजी जानकारी

भारत में पुराने "बायोडाटा" फ़ॉर्मेट में अक्सर जन्मतिथि, पिता का नाम, धर्म, वैवाहिक स्थिति और पूरा पता लिखा जाता था। प्राइवेट कंपनियों के लिए इनमें से कुछ भी ज़रूरी नहीं है। शहर काफ़ी है। आधार या पैन नंबर कभी न लिखें। नोटिस पीरियड और पसंदीदा लोकेशन रिक्रूटर अक्सर पूछते हैं, इन्हें पोर्टल प्रोफ़ाइल में भरना काफ़ी है। विदेश में आवेदन कर रहे हैं तो रिवाज़ बदल जाते हैं: जर्मन सीवी गाइड और मध्य पूर्व सीवी गाइड देखें।

तारीखें

सिस्टम तारीखों से आपका कुल अनुभव और हर नौकरी की अवधि निकालता है। उन्हें आसान बनाएं:

• हर नौकरी के लिए महीना और साल लिखें: "Mar 2021 to Jun 2024" या "03/2021 to 06/2024"।
• पूरे पेज पर एक ही फ़ॉर्मेट रखें।
• मौजूदा नौकरी के लिए "Present" लिखें।
• जब महीने बता सकते हों तो सिर्फ़ साल न लिखें।
• तारीख पद वाली लाइन में या ठीक उसके नीचे रखें, किसी दूर के कॉलम में नहीं।

कीवर्ड, पर भरमार के बिना

रिक्रूटर डेटाबेस में जॉब पोस्ट के शब्दों से खोजते हैं: पद का नाम, कोई टूल, कोई सर्टिफ़िकेशन, कोई लाइसेंस। अगर ये शब्द आपके रिज्यूमे में नहीं हैं तो स्किल होते हुए भी आप नतीजों में नहीं दिखेंगे। Naukri जैसे पोर्टल पर प्रोफ़ाइल के "Key Skills" खाने में भी यही शब्द भरें।

कीवर्ड सही तरह इस्तेमाल करने का तरीका:

1. जॉब पोस्ट पढ़ें और उन स्किल, टूल और योग्यताओं पर निशान लगाएं जो बार बार आती हैं।
2. जो स्किल सच में आपके पास है, पक्का करें कि वही शब्द स्किल सेक्शन में और कम से कम एक अनुभव वाले पॉइंट में हो।
3. जब सही हो तो नियोक्ता के शब्द इस्तेमाल करें। अगर पोस्ट में "Accounts Payable" लिखा है तो सिर्फ़ "AP" न लिखें।
4. संक्षिप्त नाम को एक बार पूरे नाम के साथ लिखें, जैसे "Chartered Accountant (CA)", ताकि दोनों तरह से खोजा जा सके।
5. अपना पद जॉब पोस्ट के पद के करीब रखें, बशर्ते वह सच हो।

क्या न करें: सफ़ेद रंग में छिपे शब्द, पेज के आखिर में पूरी जॉब पोस्ट चिपकाना, या एक ही शब्द दस बार दोहराना। आधुनिक सिस्टम और रिक्रूटर ये तरकीबें पहचान लेते हैं, और जो रिज्यूमे इंसान को बुरा लगे वह इंटरव्यू वैसे भी खो देता है।

प्रोफ़ेशन टेम्पलेट दिखाते हैं कि हर क्षेत्र में कौन से शब्द मायने रखते हैं, स्किल टेबल और उदाहरण पॉइंट्स के साथ। सॉफ़्टवेयर इंजीनियर टेम्पलेट, अकाउंटेंट टेम्पलेट, रजिस्टर्ड नर्स टेम्पलेट और डेटा एनालिस्ट टेम्पलेट देखें।

सुरक्षित फ़ॉर्मेटिंग

• एक कॉलम, साफ़ हेडिंग और पर्याप्त खाली जगह।
• आम और आसानी से पढ़ा जाने वाला फ़ॉन्ट, टेक्स्ट के लिए 10 से 12 पॉइंट।
• सामान्य बुलेट पॉइंट, अपने बनाए चिह्नों की जगह।
• हेडिंग और पदों के लिए बोल्ड ठीक है। मतलब को सिर्फ़ रंग पर न छोड़ें।
• LinkedIn, GitHub या पोर्टफ़ोलियो का पता पूरे टेक्स्ट में लिखें ताकि लिंक हटने पर भी समझ आए।
• एक पेज काफ़ी है, लंबे अनुभव पर दो पेज ठीक हैं।

अपनी पीडीएफ़ खुद कैसे जांचें

पार्सर लगभग क्या देखता है, यह जानने के लिए किसी खास सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत नहीं। यह आसान तरीका ज़्यादातर समस्याएं पकड़ लेता है:

1. अपनी पीडीएफ़ ब्राउज़र या पीडीएफ़ रीडर में खोलें।
2. सारा टेक्स्ट सेलेक्ट करें (Ctrl+A या Cmd+A) और कॉपी करें।
3. उसे किसी सादे टेक्स्ट एडिटर में पेस्ट करें, जैसे Notepad या प्लेन टेक्स्ट मोड में TextEdit।
4. ऊपर से नीचे तक पढ़ें।

ये बातें देखें:

• आपका नाम, ईमेल और फ़ोन नंबर सबसे ऊपर हैं।
• हर सेक्शन का हेडिंग मौजूद है और अलग लाइन में है।
• हर नौकरी क्रम से पढ़ी जाती है: पद, कंपनी, तारीखें, पॉइंट्स।
• अलग अलग कॉलम की लाइनें आपस में नहीं मिलीं।
• कोई शब्द गायब नहीं, और अक्षरों की जगह अजीब चिह्न नहीं।
• पूरा टेक्स्ट बिना लाइन ब्रेक के एक लंबी लाइन में नहीं आया।

अगर पेस्ट किया गया टेक्स्ट पूरा और सही क्रम में है, तो ज़्यादातर सिस्टम उसे अच्छे से पढ़ लेंगे। अगर आप टेक्स्ट सेलेक्ट ही नहीं कर पाते, तो फ़ाइल एक इमेज है और उसे एडिटर से फिर से एक्सपोर्ट करना होगा।

एक और काम का तरीका: किसी असली आवेदन फ़ॉर्म पर रिज्यूमे अपलोड करें जो "रिज्यूमे से अपने आप भरें" की सुविधा देता हो, और देखें कि वह क्या भरता है। गलत पद या खाली खाने इन्हीं समस्याओं की ओर इशारा करते हैं।

आम गलतफ़हमियां

"कम से कम 80 का एटीएस स्कोर चाहिए।" कोई सार्वभौमिक स्कोर नहीं है। हर कंपनी अपना सिस्टम खुद सेट करती है, और बहुत सी कंपनियां उम्मीदवारों को अपने आप रैंक करती ही नहीं। ऑनलाइन चेकर अपने नियम लगाते हैं, जो याद दिलाने के लिए काम आ सकते हैं, पर किसी खास नियोक्ता को यही नहीं दिखता।

"एटीएस ज़्यादातर रिज्यूमे इंसान के देखने से पहले ही रिजेक्ट कर देता है।" अगर कंपनी ने सेट किया हो तो सिस्टम ज़रूरी शर्तों पर फ़िल्टर कर सकता है, जैसे कोई ज़रूरी डिग्री, नर्सिंग काउंसिल का रजिस्ट्रेशन या लोकेशन। लेकिन ज़्यादातर छंटाई अब भी रिक्रूटर खोजकर और पढ़कर करते हैं। साफ़ और नौकरी से मेल खाता रिज्यूमे ही आगे बढ़ता है।

"एटीएस फ्रेंडली रिज्यूमे बदसूरत होता है।" उसे बस टेक्स्ट के रूप में पढ़ने लायक होना चाहिए। साफ़ टाइपोग्राफ़ी, सही दूरी और एक जैसा ढांचा सिस्टम और इंसान दोनों के लिए अच्छा है।

"सिर्फ़ कीवर्ड मायने रखते हैं।" कीवर्ड आपको खोज में लाते हैं। उसके बाद फ़ैसला इंसान करता है, और वह नतीजे, ज़िम्मेदारी का दायरा और नौकरी से मेल देखता है।

इस साइट पर एटीएस फ्रेंडली रिज्यूमे बनाना

resumeforfree.com का बिल्डर हर रिज्यूमे को ऐसी पीडीएफ़ में टाइपसेट करता है जिसमें असली, सेलेक्ट होने वाला टेक्स्ट और एम्बेड किए गए फ़ॉन्ट होते हैं, इसलिए कोई टेक्स्ट इमेज के रूप में सेव नहीं होता। इसमें "ATS Friendly" नाम का एक कॉलम वाला लेआउट है जिसके हेडिंग सादे हैं, और आप सेक्शन के नाम और क्रम बदल सकते हैं। यह साइट आपके रिज्यूमे को स्कोर नहीं करती और न ही जॉब पोस्ट से मिलान करती है, इसलिए आखिरी फ़ाइल पर ऊपर वाला कॉपी पेस्ट टेस्ट ज़रूर करें। आप बिना अकाउंट बनाए, मुफ़्त में बिल्डर में अपना रिज्यूमे शुरू कर सकते हैं।

आवेदन से पहले की चेकलिस्ट

• पीडीएफ़ में टेक्स्ट सेलेक्ट होता है और फ़ॉन्ट एम्बेड हैं
• संपर्क जानकारी मुख्य हिस्से में है, हेडर या फ़ुटर में नहीं
• फ़ोन नंबर देश कोड के साथ है
• एक कॉलम, या दो कॉलम जो कॉपी पेस्ट टेस्ट में पास हों
• आम सेक्शन नाम, सही क्रम में
• हर नौकरी के लिए महीने और साल वाला एक ही तारीख फ़ॉर्मेट
• जॉब पोस्ट के मुख्य शब्द वहां हैं जहां वे आप पर सच बैठते हैं
• न स्किल बार, न टेक्स्ट बॉक्स, न इमेज में ज़रूरी टेक्स्ट
• फ़ाइल के नाम में आपका नाम हो, जैसे "Priya-Sharma-Resume.pdf"